PROCESO DE REVISIÓN DE PROYECTOS
Introducción
Esta directiva establece la política de la Organización
Panamericana de la Salud (OPS) sobre un mecanismo de revisión
de proyectos aprobado por el Director en la reunión
del Gabinete del 7 de Marzo de 1997.
La Directiva se fundamenta en las discusiones internas
organizadas en 1995 y 1996, en las que se estuvo de
acuerdo sobre la necesidad de asegurar que los proyectos
extrapresupostarios emprendidos por la OPS respondan
a políticas y métodos acordados y a un
nivel mínimo de calidad.
Es necesaria la consistencia entre las prioridades
y los principios de la Organización, y los proyectos
emprendidos. Esto es de importancia crucial a objeto
de mantener la consistencia programática entre
los proyectos financiados con fondos ordinarios y extrapresupuestarios.
Además, el control de calidad integral es esencial,
para asegurar la concepción y la ejecución
de los proyectos sean adecuados, lo que a su vez amplía
las posibilidades de identificar fuentes de financiamiento.
ETAPAS DEL PROYECTO
El ciclo del proyecto( véase Fig. 1) suele dividirse
en tres etapas:
- Diseño
- Ejecución
- Evaluación
Para fines analíticos, es conveniente dividir aun
más la etapa del diseño del proyecto en
tres partes: A. Origen del proyecto.
Los proyectos suelen originarse con o sin interés
inicial del donante y a diferentes niveles
( país , representación de la OPS/OMS,
región, sede, socio privado, ONG). La estructura
del diseño del proyecto debe responder a una
metodología genérica y uniforme según
se esboza en el folleto de Formato Normalizado para
Proyectos de la OPS elaborado por la Oficina de Relaciones
Externas (DEC), que está disponible también
en inglés.
B. Proceso de revisión del proyecto(PRP)
– ( Fig. 2). Todos los proyectos (independientemente
de su origen) necesitan de una evaluación hecha
por la Unidad Técnica Pertinente(UT), para asegurar
que sean técnicamente válidos. Es posible
que los proyectos que tienen repercusiones sobre ciertos
países también se sometan a la consideración
de la Oficina del Subdirector (AD) Además, hay
que considerarlos desde el punto de vista de las políticas
y otros aspectos administrativos, que es el propósito
fundamental del PRP y de las reuniones de revisión
de proyectos. Tras ser recibida esta información,
es posible que sea necesario modificar los perfiles
del proyecto.
C. Presentación y negociaciones con futuros
donantes – (Fig.3). Esta tercera parte del proceso
de diseño del proyecto se refiere a la necesidad
de identificar a posibles donantes y tramitar su apoyo.
En los casos exitosos, este proceso concluirá
con un convenio firmado. Previa recomendación
de la oficina de Asuntos Jurídicos(DLA), el convenio
definitivo sólo podrá ser firmarlo el
Directos o la persona que él designe.
Sucede con bastante frecuencia que el proceso de negociaciones
ha sido ya comenzado por las unidades que originan el
proyecto. Dicho proceso resulta de contactos directos,
de referencias de otras unidades, como DEC, que está
en contacto directo con las fuentes externas, o de referencias
dadas por los países. Tales contactos son naturales,
esperados y alentados. Por lo tanto, se espera que todas
las unidades cuenten con cierta capacidad de negociación.
Sin embargo, hay otras consideraciones de política
quizás no se tengan en cuenta en este contacto
directo, y pueden incluir otros niveles de la jerarquía
de la fuente externa. Por este motivo, el contacto formal
con la fuente externa tiene que ser aprobado dentro
de la Organización. Si bien se espera que esto
sea poco frecuente, puede ocurrir que las prioridades
institucionales sean diferentes de las que tiene la
mitad, y tal vez sea necesaria una nueva revisión
de la negociación. Es en este contexto en el
que deben entenderse las diferencias entre los distintos
papeles en términos de generación y de
negociación, aunque en muchos casos las partes
interesadas pueden ser las mismas. Esto, de ninguna
manera debe restringir los contactos entre las unidades
técnicas y sus socios tradicionales.
Lo siguiente se concentra en el Proceso de Revisión
de Proyectos(PRP) o segunda parte del proceso de diseño
del proyecto (Fig.2).
¿Por
qué un mecanismo de revisión de proyecto?
a. Además de asegurarse de que los proyectos
sean válidos técnicamente y para el país,
hay que examinarlos en el contexto de una serie de objetivos
de política que la Organización ha fijado,
ya que los proyectos son un mecanismo importante mediante
el cual se ponen en práctica estos objetivos.
La tendencia de la OPS hacia la descentralización
requiere que se haga una revisión de este tipo
a nivel central, ya que es la única forma de
asegurar la congruencia en el enfoque aplicado sin entorpecer
la flexibilidad. El ejercicio debe tener lugar en forma
de diálogo y no mediante un intercambio formal
de documentos. De está forma se logrará
que las ideas fluyan de manera transparente y creativa.
Entre los principios y las consideraciones más
importantes que hay que tener en cuenta se hallan:
- OEPP( Orientaciones Estratégicas y Programáticas)
- Asuntos horizontales ( ejemplos: género,
participación comunitaria, medio ambiente)
- Aspectos interdisciplinarios( colaboración
interdivisional en un proyecto dado)
- Otras consideraciones de política ( más
allá de las consideraciones técnicas
y del país, pero importantes para la Organización,
como son sostenabilidad, tipo de relación con
la contraparte)
- Aspectos Administrativos(presentación de
presupuestos, potencial para preparación de
" grant detail", PSC, personal)
a. Es necesario establecer una "doctrina"
interna relativa a los proyectos de tal forma que los
funcionarios que originan y negocian los proyectos dispongan
de una guía clara de métodos e instrumentos
aceptables para aplicar nuestras políticas. Esto
debe considerarse como una importante razón de
ser del PRB, y no como un asunto burocrático.
b. La gestión eficaz de proyectos
está estrechamente vinculada con el diseño
y la preparación adecuada y es una de las vías
principales que se ofrecen a la OPS para la movilización
de recursos.
c. La probabilidad del éxito con
los donantes aumenta considerablemente si los contenidos
se procesan de manera estándar y se garantiza
cierta calidad.
Mecanismos de revisión de proyectos
1. Todos los proyectos extrapresupuestarios(
excepto los de carácter de emergencia), necesitarán
la aprobación de PRP o una exención del
proceso de revisión, autorizada por el Director,
antes de que se presente a las entidades de financiamiento
y antes que puedan iniciarse los procesos administrativos,
tales como asignación de códigos al proyecto,
número de la subvención y apertura de partidas.
Para los proyectos pequeños y las extensiones de
los existentes por US$ 20.000, no se exigirá la
presentación al PRP; sin embargo, deberán
registrarse en la Secretaría del PRP. Las donaciones
de menos de US$ 5.000 sencillamente se agregarán
a las obligaciones existentes.
2. Los proyectos pueden originarse en una
Representación de la OPS/ OMS, o en una unidad
de la Sede, pero deberán canalizarse exclusivamente
al PRP por conducto del AD y la UT pertinente.
3. Independientemente del lugar donde se
origine el proyecto, los perfiles siempre los presentará
a la reunión del Grupo de Revisión de
Proyectos (GRP) la oficina del AD o la UT, que verificarán
la validez técnica así como el diseño
adecuado del proyecto (marco lógico, presupuestos,
programación, asignación de responsabilidades,
PSC, etc.) Entre la UT y el AD elaborarán un
resumen del perfil del proyecto para enviarlo a la Secretaría
del PRP a título de preparación de la
reunión mensual del GRP.
4. Para asegurar el intercambio de información,
los perfiles o los resúmenes del proyecto también
los hará circular, de antemano, la Secretaría
de PRP entre las otras UT o divisiones. Cualquier unidad
que así lo desee será invitada a participar
en la reunión del GRP o a enviar sus comentarios
con antelación. Esto permitirá recibir
información de las divisiones o programas que
tal vez decidan que un proyecto tiene algún aspecto
de interés para esa unidad. Podrá invitarse
a otros miembros a participar cuando lo amerite la complejidad
de un proyecto ( por ejemplo, a APL si hay cualquier
asunto concreto de personal que es necesario abordar).
5. DEC también actuará como
Secretaría del GRP. Este proceso servirá
para elaborar las actas de reuniones y la memoria institucional.
Las respuestas que en su momento se reciban del donante
se canalizarán por conducto de DEC a las reuniones
del GRP.
6. Composición del GRP: los miembros
serán la UT pertinente que presenta el proyecto
propuesto, y representantes de AD/ CPA, DLA, ABF Y DEC
7. El GRP se reunirá periódicamente.
El nivel actual de aprobaciones procesadas o notificadas
a DEC, indica que con una reunión mensual podría
atenderse una carga razonable( 4 a 5 proyectos)
8. Las fechas de reuniones se divulgarán
ampliamente. Los perfiles o los resúmenes del
proyecto tendrán que recibirse en DEC al menos
con diez días de anticipación para contar
con un margen de una semana de revisión. La Secretaría
del PRP se encargará de la distribución
de documentación.
9. Las decisiones se tomarán, de
preferencia, por unanimidad. De no ser posible se especificará
la proporción de votos en contra con respecto
a la mayoría. El GRP:
- Aprobará los proyectos según se presenten
para consideración de los donantes;
- Propondrá cambios que sean manejables por
los que idearon el proyecto;
- Recomendará que se vuelva a presentar un
proyecto; o
- Lo rechazará; en este casos, el Director
puede solicitar que se reconsidere el rechazo.
- Actas. La Secretaría llevará un registro
de estas resoluciones, asesorará las unidades
correspondientes si se requiere tomar algunas acciones,
como por ejemplo, abrir cuentas, etc. y mantendrá
una base de datos de todos los trámites del
PRP.
- Presentación al donante. Una vez que el
GRP aprueba un proyecto éste puede presentarse
formalmente a los donantes. Esta presentación
normalmente se canalizará a través de
DEC. La UT, DLA, el PWR u otra unidad pertinente podrán
participar en las discusiones si fuese necesario.
Si la descentralización de los donantes requiere
otros mecanismos, DEC dará su visto bueno a
la carta de remisión y recibirá una
copia de la carta de presentación y el documento
del proyecto. Después de las negociaciones,
el convenio formal será firmado por el Director,
asesorado por DLA ( véase Fig. 3)
- Arreglos internos. Después de la firma del
convenio con los socios financistas y antes de que
empiece el proyecto, podría haber necesidad
de hacer arreglos internos en la OPS. Éstos
podrían incluir sus asuntos tales como destacar
a algunos funcionarios en comisión de servicio,
formar grupos de trabajo con personal de varias divisiones,
distribución del PSC, etc. Estos arreglos los
determinaría el GRP o la UT. En estos casos,
la Secretaría del PRP retendrá la comunicación
dirigida a ABF que da el visto bueno a la apertura
del número de subvención y de partidas
del proyecto, hasta que se le notifique que se han
cumplido estos requisitos.
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