DOCUMENTOS DE PROYECTO

Introducción

El propósito de este formato es ofrecer orientaciones para la elaboración de un documento de proyecto.

El documento de proyecto refleja el análisis y las evaluaciones efectuadas durante la etapa de la identificación del proyecto, según se presentan en el Perfil del Proyecto cuya preparación se describió previamente; pero además tiene en cuenta los juicio emitidos inicial durante la propuesta. El documento mismo se elabora en la etapa final de la preparación del proyecto, es decir, durante o después de la evaluación interna inicial. Con frecuencia puede diferir ligeramente de la propuesta original del proyecto, aunque la elaboración del documento del proyecto debería ser bastante sencilla si se ha seguido sistemáticamente el proceso de preparación del perfil.

Tabla de Contenido Modelo 1

PORTADA

I.  MARCO LÓGICO (incluir la matriz del proyecto del EML de 1 a 2 páginas(solamente)

II. RESUMEN EJECUTIVO 2

III.DATOS DEL PROYECTO 

  1. Contexto
  2. Justificación del proyecto.
  3. Fin del proyecto( objetivo de desarrollo)
  4. Propósito del proyecto(objetivo inmediato)
  5. Resultados esperados
  6. Actividades
  7. Insumos /recursos
  8. Supuestos y riesgos
  9. Indicadores y medios de verificación
  10. Obligaciones previas y requisitos
  11. Organización y administración
  12. Sustentabilidad organizativa y financiera
  13. Seguimiento del proyecto, presentación de informes
  14. Presupuesto y financiamiento
  15. Informes financieros y auditoría
  16. Plan de ejecución del proyecto.
IV. ANEXOS ( según se requieran)

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  1. Basado en los formatos de documentos de proyecto del PNUD y de DANIDA.
  2. El Resumen Ejecutivo no debe excederse de dos Páginas y debe incluir información sobre el proyecto, sus propósitos, estrategias y costos estimados. Se recomienda referirse al contexto nacional en el cual el proyecto se ejecutará, así como a las perspectivas del mismo una vez culminado el apoyo externo.

Formato normalizado con instrucciones 

PORTADA 3


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3 Los datos de la portada deben ser precisos ya que se utilizarán para consolidar información sobre el país y el proyecto). 

 

Datos del proyecto 

1. Contexto

Esta sección tiene por objeto explicar brevemente las principales características del entorno de desarrollo donde va a funcionar el proyecto. Su extensión deberá adaptarse a la complejidad y tamaño del proyecto.

Subtítulos sugeridos:

1.1  Descripción del sector salud y/o subsector específico: indicar las principales características del sector o subsector en el cual el proyecto se desarrollará.

1.2  Estrategia del país anfitrión: señalar las líneas estratégicas de desarrollo.

1.3  Asistencia anterior o en curso: señalar las principales acciones de cooperación que en esta área se desarrollen o que se tenga negociación.

1.4  Contexto socioeconómico: indicar el marco socioeconómico y político en el proyecto intervendría.

1.5 Marco institucional del seubsector, es decir, ministerio y/o institución gubernamental, organismos locales, ONG, convenios interinstitucionales, etc.
 
 
 
 

2. Justificación del proyecto

Esta sección tiene por finalidad explicar las razones para iniciar el proyecto y su concepción. Se deberá basar en el árbol de Problemas del EML.

Subtítulos propuestos: 

2.1 Problemas que deben abordarse: además de señalar los problemas que se tratan de abarcar con el proyecto, incluir la situación actual o previa al mismo.

2.2 Situación prevista al finalizar el proyecto : describir los cambios que el proyecto va a generar y cuál será la situación al final del mismo.

2.3 Grupo destinatario/beneficiarios: ¿A quiénes beneficiará el proyecto y cómo? Se deberán incluir datos tales como: etnias, números de personas afectadas, estrato socioeconómico, género y edades ( niños y/o tercera edad) área geográfica, según aplique.

2.4 Estrategia del proyecto y arreglos para la ejecución: Detallar la estrategia particular y los arreglos para la puesta en práctica que se han escogido en relación con otros estrategias o arreglos posibles. Mencione aquí el análisis socio- económico, los resultados de evaluaciones o de otros estudios que se han hecho de este proyecto o de otros proyectos que abordan el mismo problema.

2.5  Consideraciones especiales: indicar áreas prioritarias como por ejemplo: integración de las mujeres en el desarrollo, aspectos ambientales, colaboración técnica entre países (CTP) y colaboración con ONG, según se definen en las Orientaciones Estratégicas y Prioridades Programáticas de la OPS ( OEPP), o bien consideradas particulares del país.

2.6  Capacidad de apoyo del gobierno anfitrión y sustentabilidad futura: analizar la capacidad y el compromiso del gobierno o institución anfitriona para suministrar los insumos y el apoyo necesario para el funcionamiento exitoso del proyecto y para asegurar la continuidad de los resultados una vez concluido el mismo.

2.7  Arreglos de coordinación: acuerdos entre el gobierno anfitrión, la OPS y otros organismos y programas que se requieran para la ejecución del proyecto.

2.8  Razones para solicitar ayuda de la OPS: señalar las razones para solicitar ayuda externa a través de la OPS. Asimismo, especificar la relación del proyecto con las políticas de la OPS y otra participación de la OPS en el país.

3. Fin ( objetivo de desarrollo)4

Este rubro constituye el objetivo de desarrollo más amplio a nivel sectorial o subsectorial al cual propone contribuir el proyecto. Usualmente este objetivo de desarrollo está definido en los planes del país anfitrión para el sector salud o el subsector específico y normalmente su alcance es de largo plazo.

El proyecto en sí mismo no puede, por definición, alcanzar un fin que quizás exija toda una amplia gama de otros proyectos afines o de otros esfuerzos, y puede depender de los factores tales como las políticas gubernamentales, inversiones de capital y otras condiciones externas.

4. Propósito del proyecto ( objetivo inmediato)

El propósito define lo que se espera lograr a través del proyecto mismo. Éste debe incluir referencias sobre la duración, el lugar, la cantidad, la calidad y los beneficiarios.

Un propósito adecuadamente definido constituye la clave para el éxito del proyecto. La definición de otros elementos del proyecto( insumos, actividades, resultados) fluyen del propósito.

La formulación incorrecta del propósito del proyecto, lo que facilita los procesos de ejecución y gerencia. De ser absolutamente imposible restringir el número, se sugiere que se diseñe más de un proyecto, cada uno con propósito diferente. Sólo en caso que esto no sea posible ( insistencia del donante u otro tecnicismo) se puede- aunque no se recomienda- definir más de un propósito. Aún así , la experiencia ha demostrado que más de tres propósitos en el proyecto son inmanejables, por lo que bajo ningún concepto se puede exceder este número.

5. Resultados esperados

Los resultados esperados son los bloques de construcción que , una vez ensamblados, condicen al logro del propósito del proyecto. Se trata de producto tangibles que el proyecto mismo debe generar para alcanzar sus objetivos. Los resultados deben describirse de la manera más concreta posible y en términos verificables.

El propósito del proyecto deber estar apoyado al menos por un resultado, pero es probable que haya más de uno. Debe prestarse atención para garantizar que todos los resultados necesarios para el logro del propósitos sean descritos.

Ejemplos: Si el propósito es la erradicación de la viruela, entre sus resultados puede encontrarse el siguiente: " haber implementado un x número de asociaciones de padres de familia que apoyen las campañas de vacunaciones a nivel nacional."

Es importante recordar que los resultados son controlados por el proyecto. Por lo tanto los administradores del proyecto son los responsables de lograr los resultados estipulados.
 
 
 
 

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  1. Los puntos 3 al 9 del formato están directamente referidos a la matriz del Marco Lógico.
6. Actividades

Las actividades fluyen naturalmente de los resultados. Consisten en aquellas tareas sustantivas que deben realizarse como parte del proyecto para generar los resultados previstos.

En el ejemplo mencionado las actividades pueden estar relacionadas al adiestramiento, organización, etc.

Usualmente será necesario más de una actividad para producir cada resultado. Señale sólo aquellas actividades que son necesarias para lograr los resultados indicados. Las subactividades y las tareas administrativas rutinarias no deben incluirse en este docu-mento

7.    Insumos/Recursos

Los insumos son la materia prima del proyecto y se refieren a: equipo, suministros, personal, becas, etc. Ellos fluyen desde los niveles superiores de la jerarquía del proyecto y son determinados a partir de las actividades a ser llevadas a cabo por el proyecto.

Incluya una lista de los insumos de la siguiente manera: primero los insumos que pue-den ser suministrados realmente por el gobierno u organismos anfitrión, incluyendo los insumos que pueden ser suministrados por otras fuentes(especifique), luego los insumos que tendrán que ser suministrados por la OPS, y finalmente aquellos proporcionados por el organismo donante. Especificaciones detalladas, por ejemplo: requisitos técnicos, las descripciones de cargos para los consultores externos, los programas de capacitación, etc.; se presentarán en anexos. Se deberá describir claramente el volumen y temporalidad de los insumos para permitir la elaboración del presupuesto ( ejemplo: tres meses-hombre consultor el primer año y 17 el segundo año).

8.   Supuestos y riesgos

Los supuestos o factores exógenos son aquellas condiciones que se hallan afuera del control ( o la influencia) inmediata del proyecto, pero son necesarias para lograr los objetivos del mismo. Un proyecto es siempre una contribución limitada al desarrollo que depende de factores externos para su éxito.

Estos factores necesitarán ser identificados con la finalidad de evaluar los riesgos que afectan la capacidad de lograr los resultados y objetivos planificados5 . Esta evaluación es crucial en todos los niveles del diseño del proyecto; es decir, al nivel de insumos, de las actividades, de los resultados y de los objetivos. Se recomienda incluir la evaluación previa.

Además, indique cada riesgo significativo que pudiera, en el curso de la puesta en ejecución, retrasar gravemente o impedir el logro de los resultados y de los propósitos del proyecto. Describa brevemente cómo se puede influir desde el marco del proyecto y a través de las acciones previstas para manejar el riesgo cuando se presente.

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5 Los supuestos riegos pueden ser identificados una vez que se halla realizado el ejercicio del Marco Lógico.
 
 
 
 

9. Indicadores y medios de verificación

Presente los indicadores más importantes que definen el contenido de los objetivos y resultados en el texto, y proporciones el conjunto completo de indicadores por objetivo, resultado, actividad e insumos en un anexo.

Un indicador debe contener el período de tiempo, la región, el grupo destinatario o institución asociada, la cantidad y la calidad que se quiere alcanza. Los indicadores demuestran los resultados y como tales, sirven de base para el seguimiento.

El valor de un indicador está limitado por los medios disponibles para verificarlo. Describa, por lo tanto, dichos medio. Los medios de verificación indican dónde es posible conseguir la prueba referida al logro o no de los objetivos y/o resultados. Señale claramente si es necesario preparar una encuesta o levantamiento de datos base para establecer un punto inicial de comparación.

Si bien la evaluación de un proyecto es un proceso post facto que analiza el impacto y el logro del fin y por lo tanto no es parte de la ejecución, muchas veces la evaluación también requerirá de indicadores que deben prepararse desde el comienzo del proyec-to para identificar en que medida se logró el cambio esperado. En estos casos, asegúrese que estén incluidos como actividades.

10. Obligaciones previas y requisitos

Esta sección debe definir cualquier acción que deba ser emprendida por el gobierno/institución anfitrión antes de comenzar las actividades del proyecto. Deben especificarse las obligaciones del gobierno que constituyan una condición previa para la cooperación técnica de la OPS, incluyendo elementos tales como la modificación de los presupuestos de los servicios afectados, reglamento ad-hoc, legislación, etc.

11. Organización y administración

Describa el marco institucional que será responsable de la puesta en práctica del proyecto, incluyendo los comités de políticas y/o coordinación. Defina la división de autoridad y responsabilidad entre las diferentes partes de la organización o diferentes organismos ejecutores. Así también, describa los principales procedimientos administrativos que deberán observarse.

12. Sustentabilidad organizativa y financiera

Indique las organizaciones que han sido identificadas para dar continuidad a los resultados y al propósito. Evalúe el compromiso y la capacidad para movilizar los recursos requeridos para dar continuidad a los resultados del proyecto a fin de garantizar la sustentabilidad del proyecto una vez culminado el apoyo externo.

13. Seguimiento del proyecto, presentación de informes y evaluación

El seguimiento del proyecto está relacionado a lo descrito en el punto 9 sobre indicadores y medios de verificación. Deberán indicarse los mecanismos que se proponen para realizar las actividades de seguimiento, los responsables del mismo, sean éstos de los organismos nacionales, de los cooperantes o del propio proyecto.

En cuanto al sistema de presentación de informes describa la frecuencia y el contenido mínimo de los mismos. Identifique a las personas o instituciones responsables de preparar los informes, las personas y las instituciones que van a recibir los informes, y los mecanismo de retroalimentación.

Señale las fechas de revisión del proyecto y los participantes de la misma, además de los planes y el momento en que se efectuarán las evaluaciones de medio plazo o ex- post del proyecto. Si se ha previsto una evaluación independiente de impacto, debe preverse una partida en el presupuesto para cubrir el costo de dicha evaluación.

14. Presupuesto y financiamiento

Presente el presupuesto total del proyecto de acuerdo a las categorías presupuestarias de la OPS, o por elementos          ( componentes) tales como: equipo, personal, etc. y por actividad, basado en los insumos mencionados en el punto 7.

A continuación, presentar el presupuesto anual y total que abarca el período de duraci-ón del proyecto, especifique las implicaciones de costos anuales recurrentes para el país anfitrión una vez concluido el proyecto (véase también punto 12, sustentabilidad organizativa y financiera). No debe olvidarse de los gastos de administración de la OPS (13% de las contribuciones extrapresupuestarias) que deben ser siempre inclui-dos. Sólo el Director puede alterar este valor.

 15. Informes financieros y auditoría

Describa los procedimientos contables, de presentación de informes financieros y de auditoría que se aplicarán, incluyendo la frecuencia, el formato, las instituciones participantes, la responsabilidad y los mecanismo de retroalimentación. A fin de simplificar los procesos, se deberá tratar de negociar desde el inicio el uso de los informes financieros regulares de la OPS. De no ser posible, se deben tomar todas las previsiones del caso desde la formulación del proyecto a fin de asegurar que la información se recopile adecuadamente.

16. Plan de ejecución del proyecto

El plan de ejecución del proyecto es el marco de referencia para llevarlo a cabo. El plan fijará un limite de tiempo para obtener los insumos y para realizar las actividades del proyecto; presentará la secuencia de las actividades e indicará las fechas de las Transferencias de fondos. Los planes detallados para la ejecución compondrán los planes de acción anuales.
 

Formato de documento de proyecto de la OPS

PORTADA

La información que se consigue deberá utilizar el espacio que sea necesario, adecuando el espacio del documento de proyecto que sigue a continuación:



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